Freunde suchen ein Haus. Das macht man nicht gerade so nebenbei. Das ist eine große Entscheidung. Und sie hat viele Verwandte: der Autokauf, die Bewerbung bei einem Arbeitgeber, die Wahl eines Handwerkers usw. sie alle haben eines gemeinsam: wer immer die Wahl trifft, er geht unter in Unterlagen, Angeboten usw.
Meine Freunde baten mich, ihre engere Wahl zu kommentieren. Und das Drama nimmt seinen Lauf. Wenn du jetzt meinst, hier geht es um das totgekaute Mann-Frau-Thema, weit gefehlt. Es geht um eine Frage, wie du deine Mails und damit deinen Auftritt professioneller gestalten kannst.
Denn mein Bekannter schnappte seinen Laptop, öffnete den Ordner, um mir aus den dutzenden Häusern seine engere Auswahl von 5 Objekten zu zeigen und das sah in etwa so aus:
In dem Ordner waren über 90 Dateien. Der Name nahezu jeder Datei war völlig aussagelos. Es war auch gar nicht klar, welche Detailpläne zu welcher Grund-stücksbeschreibung gehören.
Am Ende suchte mein Freund die Unter-lagen an Hand seiner Browser-Historie neu zusammen. Ein Haus allerdings konnte er mir gar nicht zeigen, es war schlicht nicht mehr auffindbar.
Hier wurde ein Prinzip der Kundenkom-munikation missachtet:
Kundenverwirrung par excellence.
Einer von beiden muss sich anstrengen. Der Kunde oder der Anbieter. Erfolg hat, wer es dem Kunden leicht macht. [Tweet this]
Daher für heute, aus der Serie "Effizienz, der stille Erfolgsturbo": Wie Du das Problem mit den Anhängen löst.
- Mehr als 6 Anhänge? Sende ein Dropbox-Link.
Eigentlich schon bei 4 Anhängen empfehlenswert, denn jedes Mailprogramm zeigt nur einige Anhänge und der Empfänger wird sonst rasch etwas übersehen. Vergiss zip-Dateien, die sind in der heutigen Attachment-Viren-Schwemme nicht mehr empfehlenswert.
Ein weiterer Vorteil: du hast auch nach dem Versand noch unter Kontrolle, was der Kunde sieht. So kannst Du Korrekturen vornehmen oder auch Dinge ergänzen. Es entstehen dann nicht ein halbes Dutzend verschiedener Varianten derselben Datei.
- Gib Deinen Anhängen eindeutige Namen.
"Bewerbung.pdf, CV.pdf" oder "Angebot.pdf, AGB.pdf" sind sinnlose Dateinamen. Versetze Dich in die Lage des Empfängers: der bekommt dutzende Anschreiben, will alle in einem Projektfolder abspeichern. Dann heißt es darin Bewerbung.pdf, Bewerbung(1).pdf, Bewerbung(2).pdf, wie im Bild oben. Du magst nur einen CV haben - der Empfänger hat dutzende. Du hast vielleicht eine Angebotsnummer, doch die hilft dem Kunden wenig. Mach es dem Empfänger leicht: "Trainingsangebot Gössler - [Kundenname].pdf". Warum der Firmenname des Kunden? Kennt er seinen Namen nicht? Nein, da geht es um die persönliche Effizienz: Denn a) werde ich so sicher nie ein falsches Angebot anhängen (wenn der Fehler 1x bei 1000 Angeboten geschieht ist das schon zu viel), b) weil manche Programme lange Dateinamen abkürzen und ich in meinem Angebotsprogramm aber auch im Word und Excel so immer zumindest sehe: "Trainingsangeb.... [Kundenname].doc" und vielleicht das Wichtigste: c) auch der Kunde sieht, dass das ein individuelles Angebot ist.
Das Prinzip ist einfach: Jede Kommunikation mit dem Kunden, sollte so erfolgen, dass der Kunde es nachher leichter hat.
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Es sind nicht nur bahnbrechende Ideen, die das Leben leichter machen. Manchmal sind es die kleinen Tricks, die helfen, den Sand im Getriebe loszuwerden.
Aus der Serie "Stefans kleine Hacks" heute ein Trick, der mich schon Jahrzehnte begleitet und mir manche email-Peinlichkeit ersparte.