Professionelle Mails - die heimliche Macht der Signatur

Mails schreiben... das kann doch jeder. Dennoch gibt es einige Stolpersteine, an die man im Alltag kaum denkt. Die will ich mal in den nächsten Folgen der Serie "Effizienz - der stille Erfolgsfaktor" in Angriff nehmen.

Kennst Du das: Du hast einen Kontakt, den willst Du nur schnell mal anrufen. Du schaust durch die Mails... keine Telefonnummer. Nirgendwo zu finden. Denn die meisten verwenden Signaturen nur beim ersten Mail, welches sie schreiben, nicht aber bei Antwortmails. 

Das Drama wird potenziert, wenn Du bedenkst, dass über die Hälfte der Mails heutzutage auf mobilen Geräten gelesen wird, die aber oft nur die letzten paar Tage an Mails gespeichert haben. Du hast also Kunden, die wollen Dich anrufen, können das nicht und damit müssen sie ein unpersönliches Mail schicken. Die Chance auf menschlichen Kontakt wurde vertan. 

Manche haben das realisiert und haben nun auch die Telefonnummern in der Signatur. Damit kann der Kunde einfach anrufen. Glaubt man. Das hat ja jeder schon erlebt: man klickt auf die Telefonnummer, das Handy übernimmt die Nummer - aber nur zum Teil. Und schon kann man zwischen Mail-App und Anruf-App hin und herwechseln, um die Nummer zu übertragen. Beim Autofahren ein echter Spaß. 

Daher die heutigen zwei Tipps aus der Serie "Effizienz":

• Verwende eine Signatur. Immer. 
  Ich verwende phraseexpress um häufige Texte (Signaturen, Kontodaten, UID-Nummern) ohne viel Aufwand einzufügen. Ob Du die Standard-Outlook-Funktion oder etwas anderes verwendest, verwende eine Signatur. Viele Programme ermöglichen schon eine Signatur für von Dir initiierte Mails udn eine andere für Antwortmails. In der Signatur muss nicht viel stehen. Aber wenn Du Deine Telefonnummer einfügst und der Empfänger will Dich kurz rückrufen, muss er nicht ewig in seinen Mails nach Deiner Nummer suchen. Mach es den anderen einfach.
   
• Formatiere Deine Telefonnummer korrekt!
  Wer wollte nicht schon mal am Handy den Absender eines Mails schnell mal anrufen und es ging nicht? Zwei Tipps:
  • Korrekte internationale Formatierung lautet +Ländercode-Vorwahl-Nummer. NIEMALS mit (0) oder Leerzeichen im Feld.
    Diese Nummer ist nicht wählbar: +49 (0)821 1234 5678 / 45
  • Wenn Du auf Nummer Sicher gehen willst: hinterlege ein html-Link. Einfach ein Link in die Signatur einfügen mit dem folgenden Syntax:
    <a href="tel:+LCVorwahlNummer>+Ländercode-Vorwahl-Nummer</a>.
    Falls Du eine "Link-Einfügen"-Funktion hast, wie Outlook sie anbietet musst Du dort nur "tel:+Ländercode-Vorwahl-Nummer" eingeben.

Um in Outlook eine klickbare Telefonnummer zu hinterlegen, einfach in der Signatur ein Link mit dem Format: "tel: [Nummer]" einfügen.

• • Ein guter und detaillierter Artikel dazu ist auf webzunder zu lesen.

Zwei einfache, fast schon triviale Tipps - doch sie machen Dir und Deinen Kontakten das Arbeiten leichter. Und mit wem leichter zusammen gearbeitet wird, mit dem arbeitet man bald auch öfert zusammen.

Viel Erfolg!

Artikel in der Serie "Effizienz - der stille Erfolgsturbo"